Práctica tribunalicia.Principales aspectos de la labor de los procuradores.
Por Ignacio Anzoátegui *

I. Introducción

En otra oportunidad[1] he tenido la posibilidad de diferenciar los tres significados que, en la jerga forense, suelen otorgarse a la palabra procurador: quien ejerce la representación de otra persona en el marco de un proceso judicial –conforme la terminología acuñada por la ley 10.996-, quien ha obtenido el título universitario intermedio de procurador que otorgan algunas universidades y, finalmente, el empleado de los estudios jurídicos que se encarga de la gestión del expediente judicial en las mesas de entradas de los respectivos juzgados, gestión a la que suele llamarse “procuración” de los expedientes judiciales.-

El objetivo de este trabajo es analizar y sistematizar la actividad de estos últimos quienes, quizá sin saberlo, ocupan un lugar clave en la estructura de cualquier estudio jurídico. Para ello, propondré pautas de actuación superadoras del conocimiento “infundado” que creo suele reinar en la materia, en un intento de aportar un bagaje teórico-práctico suficiente para posibilitar un ejercicio eficaz de esta tan peculiar actividad, sin perjuicio de destacar la utilidad que creo este trabajo puede tener sobre todo para los jóvenes profesionales.-

II. El procurador como nexo entre los sujetos procesales – Su importancia

El proceso judicial es definido constantemente como una sucesión concatenada e interrelacionada de actos que, de acuerdo con pautas preestablecidas (normas procesales), tiene por objeto la creación de una norma individual que se expida sobre las pretensiones[2] que los diversos sujetos intervinientes ejerzan frente al poder estatal (ordenar el desalojo de una finca, rechazar la demanda interpuesta, condenar al pago de una suma de dinero en concepto de indemnización por daños y perjuicios, declarar el divorcio de dos cónyuges, etc.). Asimismo, para posibilitar este fin, las partes efectúan, además de sus pretensiones de fondo, diversas peticiones desde el comienzo y a lo largo del proceso (vgr. se ordene el traslado de la demanda, se abra a prueba la causa, se tenga por caduca una prueba de la contraria, se ordene nueva notificación con habilitación de días y horas inhábiles, etc.) que son resueltas por el órgano jurisdiccional en el curso del mismo.-

De allí que el proceso judicial contenga una dialéctica comunicacional permanente, la cual se produce a partir de la realización de distintos actos procesales: los litigantes se comunican de un modo directo con el tribunal en forma de requisitoria, solicitando diversas cuestiones por medio de la presentación de escritos judiciales o en forma oral en el marco de las audiencias. Al mismo tiempo, se comunican indirectamente con las otras partes, mediante escritos dirigidos al juez pero que tienen por destinatario mediato a aquéllas o a terceros (demanda, impugnaciones de pericias, citación de terceros, interposición de recursos contra resoluciones judiciales dictadas a solicitud de la contraparte, etc.) o las contestaciones de dichos escritos. A su vez, el juez se comunica con las partes y terceros en forma directa mediante el dictado de resoluciones judiciales, sea que éstas hagan lugar o no a las peticiones que las motivan.-

La vigencia del principio de escritura hace que, en la mayoría de los casos, el lugar en el cual se materializa esa comunicación entre las partes y el juez sea la mesa de entradas de los juzgados, mediante la presentación de escritos y el conocimiento real y notificación de las resoluciones judiciales, y que dicho “diálogo” quede registrado en el expediente judicial.-

Ahora bien, si observamos este esquema, podremos ver que la participación del procurador en esta comunicación es más que trascendente.-

Son los procuradores quienes toman real conocimiento de las resoluciones judiciales y de las presentaciones de las otras partes o terceros, quienes presentan en el tribunal las peticiones de parte y se encargan de efectuar tareas fundamentales relativas a su notificación (evitar la notificación automática con la correspondiente constancia en el libro de asistencia, retirar copias del expediente, retirar el expediente en préstamo, etc.).-

Es más, en una gran cantidad de casos, los procuradores son quienes se encargan de confeccionar los denominados “escritos simples”[3] y los diversos instrumentos de comunicación de las resoluciones judiciales (cédulas, mandamientos, oficios, testimonios y exhortos), en una especie de paralelo con lo que sucede en los juzgados donde resulta que quienes realmente confeccionan las resoluciones judiciales son, en la mayoría de los casos, los empleados de los juzgados, con cierto control a la hora de la firma del funcionario al cual le corresponda hacerlo (prosecretario, secretario o juez).-

Incluso, respecto a los escritos que realmente confecciona el letrado, éste se basará irremediablemente en la información que es recogida por el procurador al tomar vista del expediente.-

Desde este punto de vista es posible afirmar que el procurador no sólo es el encargado de transportar la gran mayoría de los mensajes que se producen entre el juez y las partes, sino que muchas veces es productor de dichos mensajes, siendo así el nexo entre la voluntad petitoria de los litigantes y la voluntad decisoria del tribunal.-

III. Condiciones del ejercicio de la procuración – La autorización

No se requiere ningún estudio particular para ser procurador. Usualmente se trata de estudiantes de derecho –avanzados o no- o de jóvenes abogados. Sólo estará limitado en cuanto a su actividad por cuestiones reglamentarias o por la necesidad de autorización en el expediente, como veremos en este apartado.-

A. Horario de atención en las mesas de entradas

El procurador desarrolla su actividad principalmente en las mesas de entradas de los diversos tribunales. En el ámbito nacional, las mismas atienden al público de lunes a viernes de 7:30 a 13:30 hs. (art. 152 tercer párrafo del CPCCN y acordada CSJN N° 7/74).-

Pero los procuradores que no sean abogados matriculados encuentran limitado su horario de actuación por las acordadas de la Corte Suprema de Justicia de la Nación N 9/81 y 49/91, a través de las cuales se dispuso afectar todos los días hábiles el horario de 12:30 a 13:30 hs. a la atención exclusiva de profesionales –letrados, procuradores y peritos designados-, extendiéndose dicho horario los martes y viernes (por tratarse de los “días de nota”), desde las 11:30 hasta las 13:30. Quizá esta última norma haya estado fundada en la imposibilidad que tenían los autorizados no abogados de dejar constancia en el libro de asistencia a efectos de evitar la notificación automática. Dado que en esos días había mayor concurrencia de letrados en los tribunales para tales fines, intentó garantizarse que en esas jornadas la concurrencia general fuera más reducida para comodidad de aquéllos.-

Desde la reforma del art. 134 del CPCC por la ley 25.488, que permite a los autorizados “dejar nota”, la norma pareciera haber perdido sentido. De hecho, la directiva no es actualmente cumplida por todos los juzgados. Es más, algunos juzgados tienen como criterio hacer cumplir las acordadas sólo los días en los cuales no cuentan con el personal suficiente para cubrir las necesidades de atención en la mesa de entradas, como una forma de disminuir las tareas a realizarse.-

B. La autorización

La autorización consiste en una delegación o sustitución de facultades que se efectúa a favor de un sujeto, por lo general un procurador. Con ella, el autorizado está en condiciones de realizar todos los actos para los cuales se encuentra habilitado el delegante, considerándose como efectuados por él mismo[4].-

Por esta razón, entiendo que puede autorizar tanto la parte como el letrado, puesto que ambos se encuentran facultados para un cúmulo de actos esencialmente delegables, a lo que cabe agregar que el art. 66 del Reglamento para la Justicia Nacional[5] prevé que ambos autoricen a determinados sujetos a consultar los expedientes. Es claro que no sería coherente sostener que el letrado puede autorizar a consultar el expediente y no a realizar otro tipo de actos delegables.-

Si consideramos lo previsto en el mencionado art. 66 del RJN, surge la necesidad de que el procurador se encuentre autorizado en la causa que pretenda consultar, pese a que en la práctica, salvo en caso de expedientes reservados o que tramitan en el fuero de familia, no existe control sobre esta cuestión, siendo los expedientes facilitados a cualquier persona que lo solicite.-

Diferente es el caso cuando el procurador desea efectuar algún acto procesal en el expediente. En este caso, sólo la autorización le permite efectuar actos procesales válidos, razón por la cual en general los juzgados suelen realizar el control solicitando que el interesado indique la foja en la cual se encuentra autorizado, incluso solicitándole la exhibición de documentación acreditante de identidad, previo a permitirle efectuar el acto en cuestión, por ejemplo retirar la copia de un escrito.-

Pese a ello, existen diversos actos trascendentes en los cuales los tribunales ejercen poco control (por ejemplo, en la confección de la “nota” en el libro de asistencia para evitar la notificación automática), o casos como el comentado en el párrafo anterior en el cual, aunque exista, puede ser deficiente. En estos casos lo recomendable es extremar la prudencia. Que el tribunal no efectúe un adecuado control en estos casos no quiere decir que los actos realizados bajo estas circunstancias sean válidos, razón por la cual debemos asegurarnos de que quienes los realicen estén suficientemente facultados para hacerlo.-

En este sentido, se ha resuelto que “una persona extraña al proceso no se encuentra autorizada para irrumpir en la causa dejando nota en el libro de asistencia a que hace referencia el art. 133 del C.P.C.C., ni de ella pueden extraerse consecuencias jurídicas para las partes”[6]; cuestión que podría aparejar, por ejemplo, que el litigante desprevenido crea haber interrumpido la notificación ministerio de la ley mientras en realidad se produce el vencimiento de un plazo para contestar un traslado, promover un incidente o para recurrir una resolución.-

IV. Tareas concretas que realiza el procurador

A los fines expositivos, clasificaremos las diferentes actividades del procurador de acuerdo al lugar físico en el cual se desarrollan, razón por la cual tendremos: actividades que se desarrollan en el tribunal, actividades que se desarrollan fuera del tribunal, y actividades que se desarrollan en el estudio jurídico.-

A. Actividades que desarrolla en el tribunal

1. Consulta del expediente y extracción de información pertinente. Documentación de la actividad desarrollada

Se trata de la principal actividad del procurador, y tiene por objeto permitirle al letrado controlar el desarrollo del proceso, es decir, tanto la actividad del tribunal como la ejercida por la contraparte e impulsarlo con peticiones pertinentes. Dado que esta tarea es delegada en el procurador, el letrado necesita que éste la efectúe con suma eficiencia, puesto que materializará tal actividad de control efectuando impugnaciones, interponiendo recursos, contestando peticiones de la contraparte, todos en base a la información que recoja el procurador al consultar el expediente.-

El procurador debe extraer la información pertinente y hacer que la misma se encuentre disponible y organizada en el estudio. Asimismo, debe volcar documentalmente qué información es la que ha podido obtener en cada visita al tribunal, no sólo para posibilitar un mejor control sino para facilitar la tarea del próximo procurador que deba concurrir al mismo. Todo ello se efectúa volcando lo actuado en la conocida “hoja de ruta”.-

Un ejemplo puede clarificar la importancia de este proceder: el procurador se dirige un martes al tribunal, solicita el expediente y el mismo no le es exhibido, por lo cual deja constancia en el libro de asistencia, y además deja dos cédulas y un escrito, asentando toda su actividad en la hoja de ruta. Ahora bien, otro procurador –o incluso el mismo- concurre el viernes al tribunal, y al solicitar el expediente el mismo le es exhibido, observando una resolución dictada con fecha lunes y no encontrándose glosado o despachado el escrito presentado el martes. El procurador, teniendo a la vista su hoja de ruta, sabrá cuándo esa resolución judicial quedará notificada (ese día), y lo que tiene que hacer: controlar la salida de las cédulas dejadas el martes en el correspondiente listado, y pedir que se agregue el escrito presentado el martes, para que el expediente pase al despacho con tal petición.-

Si el procurador se encarga de volcar toda su actuación en la hoja de ruta (presentación de escritos con o sin copia de traslado, evitación de la notificación automática, dejar cédulas o documentos a confronte, última foja leída, etc.) facilitará enormemente su labor la próxima vez que concurra al tribunal o la de la persona que deba hacerlo.-

Por otro lado, para que este mecanismo funcione, al ingresar al tribunal el procurador debe mirar atentamente la hoja de ruta y analizar qué tareas debe realizar. Para ello, conviene aprovechar el tiempo de espera que generalmente existe en las mesas de entradas, y concentrarse en la tarea que realizará a partir de la lectura de la hoja de ruta.-

Actualmente, el uso de internet y la informatización de los juzgados permiten a los procuradores obtener resoluciones judiciales sin necesidad de concurrir a los tribunales. Respecto a estas prácticas, me permito señalar que sólo estarán disponibles las resoluciones que, habiendo sido dictadas, hayan sido colocadas como “visibles” para quienes deseen ver la resolución por este medio, lo cual ocasiona varios problemas porque ello depende de la actividad del propio tribunal de “cargar” las resoluciones en la web. Por otro lado, el contenido de la resolución judicial es aquel que consta en el expediente y no la resolución que se encuentra por internet, y, puesto que puede haber diferencias entre ellas, conviene (en ciertos casos) chequear el contenido de las resoluciones así extraídas antes de efectuar actos procesales trascendentes.-

a. El expediente judicial

Tal como sostuvimos, el expediente no es más que una sucesión concatenada de actos procesales, por lo cual la extracción de la información pertinente debe estar organizada de la misma manera. El ideal respecto a la documentación de la información recabada del expediente judicial es llevar en el estudio una especie de “expediente testigo”, en donde se encuentren volcados todos los actos procesales tal cual constan en el expediente (foja por foja, con toda la información pertinente volcada en cada foja), con la idea de que el expediente que se lleva en el estudio sea una copia lo más fidedigna posible del expediente que se encuentra en el tribunal.-

Según el art. 54 del Reglamento para la Justicia Nacional, los expedientes deben encontrase compaginados en cuerpos que no excedan las doscientas fojas, salvo en los casos en que tal límite obligara a dividir escritos o documentos que constituyan una sola pieza.-

Muchas veces, por diversas razones, los estudios jurídicos no organizan de esta manera la información que recogen de los expedientes. Lo importante en estos casos es que, sea cual fuere el método, el procurador garantice que el letrado tendrá la información pertinente, organizada y completa, que le posibilite llevar a cabo su labor.-

¿Cómo sabe el procurador cuál es la información pertinente? Para ello debe tener los conocimientos técnicos necesarios que le permitan entender la estructura del expediente y el procedimiento[7]; y a partir de ellos tener en cuenta el estado del expediente a procurarse y poder proyectar, al momento de seleccionar la información que recolectará, cuál será el próximo paso procesal a realizar. Si se sabe “qué es lo que viene”, se sabrá qué es lo necesario para poder hacerlo.-

A continuación, intentaremos develar cuál es esa información pertinente que el procurador debe tener cuidado en obtener correctamente.-

b. Foliatura

Todos los actos procesales que constan por escrito en el expediente constan en una foja u hoja foliada (numerada). Si en el estudio del procurador utilizan el método del expediente testigo, éste debe recolectar la información pertinente de cada foja, aunque la correspondiente a alguna sea inútil. Esto es por varias razones. Puede ser información inútil al momento de efectuar la procuración pero útil más adelante; puede ser que al letrado sí le parezca relevante pero, sobre todo, porque tener la información en forma completa nos permitirá saber que no existen más actos procesales en el expediente que los que se tienen registrados.-

Por otro lado, es importante para identificar actos procesales de cara a la confección de posteriores escritos, puesto que en ellos muchas veces identificamos actos procesales con su número de foja. Si por ejemplo, el letrado intenta interponer un recurso de apelación contra una resolución cuya foliatura ha sido mal informada por el procurador, puede terminar apelando una resolución que no se pretendía cuestionar, y al mismo tiempo dejar vencer el plazo para apelar la providencia que pretendía atacar.-

c. Escritos

Respecto a los escritos presentados por la propia parte, como ya veremos más adelante, lo más recomendable es guardar una copia con constancia de recepción para ser adjuntada a la carpeta del proceso (que se lleva en el estudio), lo cual permitirá contar con toda la información pertinente de las propias presentaciones.-

Asimismo, si de acuerdo con lo previsto en el art. 120 CPCCN, han debido dejarse copias del escrito en el tribunal, conviene volcar dicha información en la hoja de ruta. Muchas veces sucede, por ejemplo, que tiempo después debe darse traslado del mismo y no recordarse si las copias pertinentes se han dejado en el tribunal.-

En relación a los escritos de la contraparte, los datos relevantes son los siguientes:

Datos del presentante: Qué parte lo ha presentado, por sí, por apoderado o con patrocinio. Datos de los mismos si no surgen anteriormente del expediente y ya han sido relevados. Esto es fundamental para poder ejercer un control sobre ciertos presupuestos de admisibilidad de los escritos de la contraparte: legitimación del presentante, personería e interés. Si el letrado detecta que una presentación ha sido efectuada por una persona que no se encuentra legitimada, y que ha tenido acogida favorable por el tribunal, deberá recurrir la resolución judicial, en base al dato aportado por el procurador.-

Contenido: En muchos casos, extraer el título del escrito es suficiente. De lo contrario, se debe efectuar un resumen que contenga la totalidad de los datos pertinentes (hechos denunciados, derecho alegado, solicitud). Muchas veces, en escritos de extenso contenido, el procurador puede sentirse tentado a retirar el expediente del tribunal para extraer fotocopias de dichos escritos o a retirar copias.-
En relación a esto, debe tenerse en cuenta que el retiro de tales copias implica la notificación del traslado que respecto de aquel escrito se haya conferido (art. 134 segundo párrafo CPCCN), razón por la cual el retiro implicará el comienzo del cómputo del plazo para contestar el traslado. Si dicho traslado debiera contestarlo el profesional, el procurador debería consultar previamente con él si puede o no retirar copias.-
Por otra parte, si bien según el primer párrafo del art. 134 CPCCN el retiro del expediente sólo provoca la notificación tácita de todas las resoluciones cuando se efectúe en los supuestos previstos en el art. 127 CPCCN, una interpretación amplia sostenida por muchos tribunales prevé que su retiro por cualquier causa que quede asentada ya sea en el expediente como en el libro de préstamos -entre ellas, el retiro para extraer fotocopias-, implica la notificación tácita de todas las resoluciones dictadas -deban notificarse ministerio de la ley o por cédula-. Por tal motivo, debe tomarse la misma precaución que para el retiro de copias.-

Firmas insertas: Indicar qué firmas se encuentran insertas al pié del escrito. Esto permitirá, conjuntamente con los datos del presentante, controlar si éste cuenta con todas las firmas necesarias.-
Inicialmente, los escritos deben estar firmados por la parte o su representante –legal o convencional-. “En efecto, conforme lo dispuesto por el art. 1012 del Código Civil y el art. 46 del reglamento para la Justicia Nacional, al que se remite el art. 118 del Código Procesal, los escritos judiciales deben llevar la firma de su presentante. La falta de firma implica que el escrito no produzca efecto alguno y que se pierda el derecho que podría haberse ejercitado con la presentación del escrito debidamente firmado”[8].-
Al ser presentado un escrito sin la firma de la parte o representante, si la falencia no es detectada por el tribunal, el letrado deberá cuestionar la resolución que admita tal presentación, o introducir la cuestión en cualquier estado del proceso.-
De allí que el letrado patrocinante, en el ámbito de la Capital Federal, carece de legitimación para efectuar presentaciones con su sola firma, aunque la práctica muestra que se le permite hacerlo cuando se limite a reiterar solicitudes ya efectuadas por la parte o representante, o que no contengan específicamente una petición (vgr. acreditar diligenciamiento de pedidos de informes), situación distinta a la que sucede en la Provincia de Buenos Aires, en donde el art. 56 de la ley 5177 –de ejercicio profesional de la abogacía- permite al abogado la presentación de escritos “de mero trámite” con su sola firma.-
La falta de firma de letrado patrocinante tiene efectos totalmente diferentes, dado que no afecta a la propia existencia del acto jurídico, sino a su eficacia actual. Esta falencia puede ser subsanada por el profesional suscribiendo la petición o presentando un escrito ratificatorio, dentro de los dos días de notificado ministerio de la ley la intimación que ordene el tribunal a tales efectos (arts. 56 y 57 CPCCN), por lo cual vemos que, si bien se trata de un error enmendable, de no subsanarse, el escrito se tendrá como no presentado, con las gravísimas consecuencias que ello puede traer aparejado.-
A su vez, si el juez o la contraparte nada observa respecto de un escrito presentado sin firma de letrado, dicho acto quedará convalidado, razón por la cual debe procederse a recurrir la resolución judicial que admita dicha falencia.-

Información que consta en el cargo: Para controlar que el escrito fue presentado en tiempo hábil, son trascendentes fecha y hora. Nuevamente, el tribunal puede no detectar que una presentación sea extemporánea, y tenerla como acto válido[9], ante lo cual deberá recurrirse la resolución que así lo disponga. Asimismo, debe controlarse la existencia de copias para traslado y su número, omisión que puede provocar que el tribunal tenga por no presentado el escrito (art. 120 CPCCN).-

d. Resoluciones judiciales

Las resoluciones judiciales deben transcribirse íntegramente, desde la indicación del lugar y fecha en que se dictan, hasta la firma de la misma, especialmente cuando la resolución deba reproducirse en la confección de un documento (mandamientos, oficios que requieran transcripción del auto que lo ordena, cédulas, etc.), puesto que si la misma es errónea provocará que éste sea observado al ser dejado a confronte, o incluso provocar planteos de nulidad (por ejemplo, por una resolución transcripta incorrectamente en una cédula de notificación).-

La fecha de la resolución nos permitirá, entre otras cosas, saber qué día quedará notificada la misma, si se trata de una providencia que debe notificarse ministerio legis. Pero incluso, si se trata de una resolución que debe notificarse por cédula, la fecha de ésta puede cumplir idéntica función, teniendo en cuenta que cierta jurisprudencia, aparentemente mayoritaria, entiende que el litigante que provoca el dictado de una providencia simple que debe ser notificada por cédula, queda notificado de la misma por nota[10].-

El conocimiento exacto del contenido de las resoluciones nos permitirá controlar la labor del tribunal, evaluando en cada caso la existencia de perjuicio y de error[11] en las mismas para, en caso afirmativo, proceder a recurrirlas.-

Justamente, la elección del recurso a interponerse dependerá, no sólo del tipo de resolución que desee cuestionarse (providencia simple, sentencia interlocutoria o sentencia definitiva), sino del funcionario judicial de quien emane, de allí la importancia de tomar constancia del signatario de la resolución.-

De acuerdo con lo previsto en el art. 38 ter. CPCCN, las providencias simples dictadas (firmadas) por el secretario no son susceptibles de revocatoria “común” sino de un recurso innominado previsto en tal artículo, que tiene por objeto que el juez “deje sin efecto” lo dispuesto por el secretario o prosecretario administrativo, y que además tiene un régimen particular caracterizado por la ausencia de sustanciación y la inapelabilidad de la decisión del juez sobre el recurso[12].-

Por esto, si el procurador omite recabar el dato del firmante de una resolución y la misma ha sido suscripta por el secretario o prosecretario administrativo, de procederse a cuestionar esa resolución vía recurso de revocatoria, éste podría ser dejado sin efecto por improcedente y quedar firme la resolución que se intentó impugnar.-

Esta cuestión no es menor, si tenemos en cuenta también que, muchas veces, los procuradores obtienen la totalidad de las resoluciones judiciales por internet donde no consta el dato del firmante. En estos casos, debería averiguarse este dato antes de interponer recurso alguno.-

Asimismo, tanto la ausencia de firma, como la falta o incorrecta fecha o lugar de emisión en la resolución judicial, vuelve inexistente tal acto procesal y por lo tanto carente de efectos, por lo cual el tribunal deberá dictar la resolución nuevamente y no podrá producirse acto procesal alguno en relación a la resolución deficiente (por ejemplo, expedirse el testimonio ordenado).-

e. Cédulas de notificación y otros instrumentos afines

Respecto a las cédulas libradas por la propia parte, el procurador debe, en los casos en que el juzgado lo permita, hacer sellar por éste una copia de cada una de ellas para tener constancia en la carpeta del expediente que se lleva en el estudio; o al menos registrar en la hoja de ruta la presentación de la cédula en el juzgado.-

Debe recordarse que, conforme impone el art. 137 CPCCN, la presentación de la cédula en la secretaría del tribunal importará la notificación de la resolución en ella transcripta de la parte patrocinada o representada, dato que constará en la parte inferior de la cédula[13], si es colocado por quien la confecciona o, en su defecto, por la fecha de remisión de la misma a la Oficina de Notificaciones, que será la fecha del listado en el cual conste la cédula presentada. De allí la importancia de hacer sellar las copias de las cédulas o dejar constancia en la hoja de ruta de su entrega en mesa de entradas.-

Es de utilidad también dejar constancia de la presentación de la cédula para que el mismo u otro procurador que concurra al tribunal posteriormente, pueda controlar su efectivo envío a la Oficina de Notificaciones, situación que deberá también asentar en la hoja de ruta indicando día de salida y, de ser posible, número de orden del listado del día respectivo.-

Cuando la cédula es agregada al expediente, el procurador debe tomar la información que suministra el oficial notificador en el dorso de la misma. Esta información consiste en la fecha en que el oficial se apersonó en el domicilio indicado, el resultado de la notificación (positivo o negativo) y la causa del resultado negativo de la diligencia, en tal caso. Esto permitirá saber al letrado, de haber fracasado la notificación, qué solicitud efectuar al tribunal para intentar que la resolución sea notificada (vgr., solicitud de habilitación de días y horas inhábiles, denuncia de nuevo domicilio, solicitud de cédula bajo responsabilidad de parte, etc.).-

En caso de cédulas confeccionadas por la contraparte, deberá además recabarse la información relativa al destinatario y la resolución que se notifica (por fecha o por foja), indicarse si la misma ha sido librada con alguna observación especial o particularidad (por ejemplo, bajo responsabilidad de la parte actora), además de mencionar el letrado o persona que firma la misma o indicar ausencia de firma. Esto permitirá, entre otras cosas, determinar vencimiento de plazos de otras partes, detectar falencias en el procedimiento de notificación o en la misma confección de las cédulas, etc.-

Lo antes dicho se aplica a otros documentos de notificación, como por ejemplo el mandamiento de intimación de pago y citación de remate previsto en el juicio ejecutivo o cuando el oficio cumpla funciones de notificación (por ejemplo, traslado de la demanda siendo el Estado el demandado).-

f. Consulta de libros o listados

La información que debe relevar el procurador no se encuentra exclusivamente en el expediente, pudiendo encontrarse en otros asientos.-

Los juzgados, además del sistema informático interno, poseen una serie de libros o listados que permiten efectuar el seguimiento del expediente, de ciertos documentos que emanan de éste, o de diversas alternativas.-

Los libros o listados más usuales que pueden encontrarse en los tribunales, y que hacen a la labor del procurador son los siguientes:

Libro de asistencia: En este libro se asientan tres circunstancias puntuales. La primera, conforme veremos más adelante, son las constancias que dejan asentadas las partes, letrados, apoderados o autorizados, al presentarse un “día de nota” en el tribunal y no serles exhibido el expediente solicitado, a efectos de evitar la notificación automática de las posibles resoluciones que se hayan dictado con anterioridad y que deban ser notificadas ministerio legis. La segunda, derivada del art. 125 inc. 4 del CPCCN, se relaciona con la obligación de los citados a audiencias de esperar sólo 30 minutos desde la hora señalada para su comienzo, pudiendo retirarse si, cumplido ese lapso, la audiencia no es convocada, dejando debida constancia de la espera. La tercera, se reserva para el caso en que el juez, estando obligado a hacerlo, no presida la audiencia preliminar (art. 360 CPCCN). En este caso, la misma no debería desarrollarse dejándose constancia de ello en el mencionado libro.-
La participación del procurador se relaciona con el primer supuesto, dado que el autorizado puede dejar constancia en el libro de asistencia a efectos de evitar la notificación automática (arts. 133 y 134 CPCCN).-

Libro de pases y vistas: Aunque muchas veces se trate de libros separados, en ellos se asienta la remisión del expediente a otras reparticiones o juzgados. En general suele utilizarse un libro de vistas para las remisiones a reparticiones públicas (fiscal, defensoría de menores, defensor oficial, etc.), y un libro de pases (o salidas) para la remisión del expediente a otros juzgados o a las cámaras de apelaciones.-
Estos libros deben ser revisados por el procurador para corroborar la efectiva remisión y recepción del expediente por parte de la repartición o tribunal (verificando la existencia de sello y fecha).-
Debe tenerse presente que en los casos en que el expediente no se encuentre en el tribunal, no operará la notificación automática (art. 133 primer apartado CPCCN), por lo cual no será necesario dejar nota en el libro de asistencia. Teniendo en cuenta que tal circunstancia “de hecho” se tiene por acreditada sólo por las constancias de los libros pertinentes (pases, vistas, préstamos), deberá ponerse especial atención en controlar en ellos la existencia de los sellados de recepción correspondientes y sus fechas, para poder establecer si realmente el expediente no se encuentra en el tribunal y a partir de qué fecha ha sido remitido.-

Libro de conocimiento o entradas: Es el libro en el cual se asienta la recepción de expedientes remitidos de otros juzgados, por ejemplo aquellos que llegan como prueba ofrecida por las partes (ad efectum viendi et probandi). Cualquier expediente judicial que ingrese en el juzgado es asentado en este libro.-

Libro de préstamos: En este libro se asientan todos los retiros del expediente del tribunal, cuando son entregados a las partes o terceros para la celebración de distintos actos procesales. Si bien el art. 127 CPCCN prevé la posibilidad del retiro del expediente del tribunal sólo para efectuar alegato en juicio ordinario, para practicar liquidaciones y pericias, partición de bienes sucesorios, operaciones de contabilidad, mensura y deslinde, división de bienes comunes, cotejo de documentos y redacción de escrituras públicas, o cuando el juez lo disponga por resolución fundada, y que sólo en estos casos operará en virtud del préstamo la notificación tácita prevista en el 134 CPCCN, los tribunales suelen proporcionar en préstamo el expediente para otras tareas (por ejemplo, extracción de fotocopias) y, como hemos comentado, suelen extender a estas hipótesis la notificación tácita prevista en el mencionado art. 134 CPCCN.-

Listado de cédulas y mandamientos: Estos listados, que pueden encontrarse unificados o por separado, están conformados por todos los listados que confecciona el tribunal dando cuenta del envío de cédulas y mandamientos a las oficinas de notificaciones y mandamientos respectivamente, ordenados en forma cronológica. De este modo, cuando dejamos una cédula o un mandamiento (en este caso “a confronte”), la forma de corroborar si estos han sido enviados a la oficina pertinente, es comprobando si han sido incluidos en el listado de envío. Asimismo, algunos juzgados asientan en estos listados la fecha en que la cédula o mandamiento ha sido devuelto al tribunal, consignando la fecha respectiva al lado del asiento de salida (lo que se conoce en la jerga como “dar de baja” en el listado respectivo), por lo que en estos casos, los listados nos permiten conocer tanto la salida como la devolución del documento al juzgado.-

Listados de expedientes en situación de archivo o paralización: Si bien actualmente los tribunales tienden a tener informatizados los números de legajo de expedientes en situación de archivo o paralización, por lo cual su consulta se efectúa “por sistema”, es posible que respecto a expedientes antiguos, el dato del legajo se encuentre volcado en estos listados, razón por la cual deberemos consultarlos a efectos de poder, en caso de requerirlo, volver a poner “en letra” el expediente.-

2. Presentación y desglose de escritos y documentación

Tal como viéramos anteriormente, una de las labores más importante del procurador es la presentación y desglose de escritos y documentación en el expediente judicial.-

a. Presentación de escritos. Lugar y tiempo

Los escritos deben ser presentados en el tribunal de la causa, dado que es competente para entender sobre los diversos pedidos efectuados por las partes, constituyéndose la competencia del tribunal en un presupuesto de admisibilidad de la presentación de parte.-

Es más, si se tratara de un juzgado con más de una secretaría (es el caso, por ejemplo, de los juzgados nacionales en lo comercial), el escrito debe ser presentado en la secretaría correspondiente, careciendo de valor el escrito presentado en una distinta[14], aunque ponderando la importancia de ciertos escritos, se ha declarado excepcionalmente su validez, siempre y cuando el error pueda considerarse excusable a criterio del tribunal.-

Actualmente, algunas cámaras de apelaciones han habilitado “mesas receptoras de escritos” en las cuales se puede válidamente efectuar presentaciones, las cuales son remitidas “en el día” al juzgado para su agregación al expediente y despacho.-

Respecto de la mesa receptora de escritos del fuero civil, el Reglamento para la Justicia Nacional en lo Civil, en su art. 76 prevé que éstas recibirán escritos, cédulas, oficios y piezas judiciales para todo tipo de expedientes excepto para ejecuciones fiscales, constituyéndose su utilización una facultad de las partes y profesionales. Asimismo, recalca que en caso de presentación de escritos debe indicarse en la parte superior izquierda la sala o juzgado al que está dirigido, atestación que debe ser firmada por el profesional que suscribe el escrito, aunque en la práctica no se exige tal suscripción por el letrado.-

Si bien puede tratarse de una útil herramienta, debe tenerse cuidado con su utilización evitando presentar allí escritos trascendentales del proceso o en los cuales se acompañe documentación original, teniendo en cuenta los problemas y extravíos que puede ocasionar el traslado de los mismos desde la mesa receptora a los tribunales.-

Sin embargo, son de utilidad para casos en los cuales el personal de mesa de entradas del juzgado se niega a recibir el escrito que el procurador desea presentar, aduciendo que el expediente “no está en letra”, y que dicha situación imposibilita su recepción. Más allá de apuntar que no existe norma alguna que así lo disponga, si el juzgado se niega a la recepción del mismo, éste puede ser presentado válidamente en la mesa receptora de escritos. Sin perjuicio de ello, muchas veces es el propio abogado el que no desea que el procurador presente determinado escrito si el expediente no está en letra, por ejemplo, para no demorar el conocimiento de cierta resolución judicial que está por dictarse, o porque si el escrito se presenta estando el expediente a despacho no será agregado al expediente, sino colocado en la conocida “canastilla de escritos para agregar”, con el correspondiente riesgo de extravío.-

En relación al tiempo en que las peticiones de parte deben ser efectuadas, los escritos judiciales deben presentarse en tiempo hábil (7:30 a 13:30 hs.) y, si estuvieren sujetos a plazo (vgr. contestación de un traslado, apelación, etc.), dentro de los límites del mismo; aunque también, vencido el plazo, podrán ser presentados dentro de las dos primeras horas hábiles del día siguiente, en el conocido plazo de gracia previsto en el art. 124 in fine del CPCCN. En la Provincia de Buenos Aires, mediante la sanción de la ley 13.708, se ha modificado recientemente el art. 124 del Código Procesal Civil y Comercial, estableciendo que tal plazo de gracia es de cuatro horas.-

Atento al carácter perentorio de los plazos procesales (art. 155 CPCCN), el escrito no podrá ser admitido por el tribunal fuera de término, en principio, sin excepción, más allá de las causas que pudieren alegarse o de la diferencia de minutos entre el vencimiento del plazo y el momento de presentación, “pues no () procede agregar minutos de gracia al plazo de gracia, pues de hacerlo se ingresaría en un terreno cenagoso y lindante con lo arbitrario, ya que se ignoraría cuál sería el límite de la gracia judicial”[15]. Digo en principio, pues existen ciertos precedentes excepcionales en los cuales, haciendo mérito de circunstancias extraordinarias, se ha permitido la presentación tardía de escritos[16].-

Por último, el mencionado plazo de gracia sólo es otorgado por el CPCCN para la presentación de escritos, no para otros actos que deban cumplirse dentro de algún plazo legal, como por ejemplo la devolución del expediente que había sido retirado a los efectos de alegar[17].-

b. Desgloses y retiros de copias

Para efectuar desgloses, el procurador debe estar autorizado y dejar debida constancia en el expediente, ya se trate de documentación, oficios y otros documentos confrontados, etc., además de hacerlo en la hoja de ruta.-

Como mencioné anteriormente, respecto al retiro de copias de escritos, debemos tener presente que tal acto implica la notificación del traslado que se hubiere ordenado respecto de aquél (conf. art. 134 segundo párrafo del CPCCN), por lo que el procurador no debe proceder al retiro de las mismas salvo que medie indicación expresa del letrado.-

Ahora bien, debe tenerse presente también que “el retiro de copias de un escrito del que aún no se dispuso correr traslado es irrelevante a los fines del cómputo del plazo, puesto la parte se notifica de las resoluciones judiciales, no de las presentaciones o solicitudes de sus contradictores”[18], dado que el litigante no puede notificarse de un traslado que no ha sido conferido.-

En los casos de contestaciones de traslado, éstas deben efectuarse también con tantas copias como otras partes haya en el expediente (conf. art. 120 CPCCN), pero como no se confiere, en principio, traslado del traslado, el retiro de las copias de la contestación no tiene el efecto previsto en el art. 134 CPCCN.-

c. Presentación de oficios y otros documentos que requieran confronte

Además de escritos, el procurador deberá presentar otro tipo de documentos para ser firmados y cotejados por el tribunal.-

Los más usuales son los oficios. Estos son documentos mediante los cuales se comunica una resolución judicial cuyo contenido puede consistir en una orden judicial dirigida a la persona o entidad a la que debe oficiarse (solicitud de informes, traba de embargos sobre bienes registrables, notificación del traslado de la demanda cuando el demandado es el Estado Nacional, etc.).-

Los oficios son confeccionados, salvo raras excepciones, por el letrado, aunque difiere el responsable de firmarlos. Quien firme el oficio que el letrado confecciona condicionará lógicamente su redacción. Por ejemplo, si el oficio debe ser firmado por el secretario, éste deberá ser redactado como si el interlocutor en el mismo fuera este funcionario.-

Como principio general, los oficios deben ser firmados por el secretario (art. 38 inc. 1 CPCCN), aunque algunos deberán ser firmados por el juez (comunicaciones dirigidas al presidente de la nación, ministros, secretarios del poder ejecutivo y magistrados –art. 38 inc. 1 segundo párrafo y 131 CPCCN-), o por el juez y el secretario conjuntamente (oficios dirigidos a otra jurisdicción – art. 3 inc. 6 ley 22.172-). Incluso ciertos oficios deben ser suscriptos por el letrado patrocinante; tal es el caso de los oficios mediante los que se instrumenten pedidos de informes o remisiones de expedientes ofrecidos como prueba en proceso ordinario –art. 400 CPCCN- o solicitud de remisión de documentación ofrecida como prueba que no se encontrare a disposición de las partes al momento de presentar los escritos constitutivos del proceso –art. 333 CPCCN tercer párrafo-.-

A su vez, quien firma el oficio determina qué procedimiento práctico será aplicable al documento. Si el mismo debe ser firmado por un miembro del tribunal, se presentará en el juzgado para su confronte y posterior firma. Toda vez que el oficio tenga como interlocutor al juez o al secretario, y siendo éste confeccionado por el letrado, el tribunal debe corroborar que los datos volcados son correctos, para luego proceder a firmarlo y dejarlo a disposición para ser retirado y diligenciado.-

Cuando el oficio es presentado correctamente confeccionado, es firmado y colocado en la conocida “canastilla de oficios para retirar”, en donde el procurador deberá hallarlo, hacer que el personal de mesa de entradas le coloque los sellos correspondientes (sello del tribunal o “medalla” y los sellos aclaratorios de las firmas insertas) y retirarlo, dejando constancia en el expediente. Si el tribunal ha firmado el oficio, adjuntará al expediente una copia del mismo, para que en éste quede una constancia de su libramiento; razón por la cual el oficio debe dejarse en el tribunal por lo menos con dos copias.-

Si el tribunal objeta el oficio por estar mal confeccionado o por otra razón, se dice que se lo “observa”, indicando en la mayoría de los casos el error, poniéndolo a disposición del interesado para su retiro, obviamente sin ser firmado.-

Similar procedimiento se sigue con otros documentos que requieren confronte y firma, como los testimonios, exhortos, edictos y mandamientos. Respecto a estos últimos, si se trata de mandamientos a ser diligenciados en la jurisdicción, los mismos no son retirados por el procurador sino remitidos directamente por el tribunal a la oficina de mandamientos, situación de la cual da cuenta el listado de mandamientos al cual hiciéramos antes referencia. El mandamiento será asignado al oficial de justicia correspondiente (oficial asignado a la zona en la cual debe practicarse la medida), el cual procederá a efectuar la diligencia o aguardar la comparecencia del letrado para concertar el día y la hora en la cual se efectuará, si es que ésta requiere la presencia de aquél.-

3. Actividades relacionadas con la notificación

Si bien ya hemos adelantado algunas cuestiones al respecto, estimo conveniente concentrar en este apartado todas las actividades efectuadas por el procurador que tienen efectos en la notificación del justiciable de las resoluciones judiciales.-

a. Confección de la constancia “nota” en el libro de asistencia

Teniendo en cuenta que los días martes y viernes son los días en los cuales se produce la notificación automática de las resoluciones que tengan previsto tal mecanismo de notificación, el art. 133 CPCCN prevé la carga de concurrir esos días al tribunal a efectos de tomar real conocimiento de las mismas y, en caso de no poder efectuarse esto, dejar constancia en el libro de asistencia de haberse presentado en el tribunal ese día de nota y que el expediente no ha sido exhibido.-

El expediente puede no ser exhibido al interesado, ya sea por no encontrase en el tribunal, o por no estar disponible para ser consultado, en su totalidad[19] al no encontrarse resueltas todas las peticiones o tareas que el tribunal debe efectuar con él. En este caso, se dice que el expediente “no está en letra”. La expresión proviene de que, en la mayoría de los tribunales, los expedientes que se encuentran en condiciones de ser exhibidos están organizados en distintos casilleros según la letra inicial, ya sea del actor, demandado, causante, etc., existiendo por tanto, un casillero “letra A”, que contiene todos los juicios del tribunal cuyo apellido de la parte actora comience con A.-

Esta hipótesis engloba varias situaciones. Un expediente puede no estar en letra por encontrarse “a despacho” (el expediente se encuentra separado de su casillero, puesto que se ha hecho una presentación que al momento de solicitarse el expediente se está resolviendo o, sencillamente, en la oficina o escritorio de quien debe hacerlo); “a la firma” (quien proyecta las resoluciones judiciales del expediente ya ha confeccionado e impreso el proyecto de resolución, que resta ser firmado o rechazado por quien deba firmarlo); o “a confronte” (el expediente se encuentra fuera de su casillero porque las partes han presentado un documento que debe ser firmado por algún miembro del tribunal, por lo cual un empleado del mismo debe confrontar que los datos volcados por el letrado sean correctos, y luego hacer que lo firme el funcionario indicado).-

En todos estos casos, en los que el expediente no es exhibido al procurador encontrándose en el tribunal, se debe dejar la constancia antes referida, solicitando al personal de mesa de entradas el Libro de Asistencia. En ocasiones, será el personal del juzgado el que asiente tal circunstancia, aunque por lo general, es el procurador quien debe redactar la “nota”, que podrá ser del siguiente tenor: “En … de …. de 200.., solicité en mesa de entradas los autos caratulados “Pérez, Claudio c/ Gómez, Ernesto”, Expediente Número 11.111/2008, y el mismo no me fue exhibido. Conste.”, firmándola, aclarando la firma e indicando por qué parte concurre.-

Si bien este último dato puede deducirse del expediente (puesto que el firmante de la nota estará autorizado por determinada parte), considero importante dejarlo asentado para mayor claridad, sobre todo si tenemos en cuenta que, en principio, sólo la parte que deja tal constancia evitará la notificación automática de las resoluciones pendientes. Pese a ello, algunos magistrados entienden, fundándose en el principio de instrumentalidad de las formas, que la nota dejada por una parte constituye una constancia objetiva de que el expediente no se encontró disponible para todas las partes, por lo cual alcanzaría para evitar la notificación respecto de todas ellas.-

Por el contrario, cuando el expediente no se hallare en el tribunal, por haber sido retirado en préstamo o remitido a otra repartición o tribunal, no será necesario dejar constancia en el libro de asistencia, ya que la sola ausencia del expediente imposibilita la notificación ministerio de la ley (art. 133 CPCCN). Frente a esta situación, el procurador debe corroborar la efectiva remisión o retiro del expediente recurriendo a los libros respectivos, corroborando la efectiva recepción del expediente por la repartición o tribunal al cual fue remitido y la fecha (debe chequearse la existencia del sello de recepción), o el efectivo retiro del mismo con la fecha y firma de quien lo haya retirado. La ausencia del expediente del tribunal es una cuestión de hecho y prueba, por lo cual el procurador debe verificar la existencia de constancias objetivas de tales circunstancias, para poder argumentar posteriormente, en caso de ser necesario, que no se ha notificado ministerio de la ley de determinadas resoluciones en las fechas en las cuales el expediente no se encontraba en el tribunal.-

Si el expediente no le es exhibido al procurador por informar el personal de mesa de entradas, en base a los datos cargados en el sistema interno del juzgado, que el expediente se encuentra fuera del tribunal, pero le es imposible examinar los libros pertinentes (por ejemplo, porque el “ordenanza” se ha llevado momentáneamente el libro para efectuar pases), el procurador debe insistir en dejar constancia en el libro de asistencia, puesto que carece de constancia objetiva que así lo indique.-

Teniendo en cuenta lo previsto en el art. 135 inc. 5 CPCCN, en el sentido que se notificarán por cédula las resoluciones que se dicten entre el llamamiento de autos a sentencia y el dictado de ésta, no existe en principio posibilidad de notificarse ministerio de la ley de resoluciones posteriores al llamamiento de autos, razón por la cual, si bien no se encuentra previsto como una excepción en el 133 CPCCN, muchos tribunales no permiten dejar constancia en el libro de asistencia en dicho lapso.-

Respecto de estos últimos dos casos, el procurador debe tener en cuenta que “lo que abunda no daña”, por lo cual, en caso de duda sobre la procedencia de la notificación ministerio de la ley, debe dejar constancia en el libro de asistencia.-

Por último, diremos que el autorizado se encuentra facultado para dejar constancia en el libro de asistencia desde la reforma de la ley 25.488 a los arts. 133 y 134 CPCCN; y que en el fuero laboral, la situación del autorizado respecto a este asunto ha sido aclarada recientemente por la Cámara Nacional de Apelaciones del Trabajo con el dictado de la resolución nº 5 del 12/2/2008, mediante la cual se ha resuelto “establecer que son aplicables al procedimiento laboral los artículos 133 y 134 del Código Procesal Civil y Comercial de la Nación en cuanto confieren validez a la nota dejada en el libro de asistencia por personas que, sin ser litigantes ni apoderados, se hallan autorizadas por éstos para ese fin”.-

b. Presentación de la cédula en el tribunal

El art. 135 CPCCN, en su tercer párrafo, prevé que la presentación de la cédula de notificación en la secretaría, oficina de correos o requerimiento al notario (para los casos de notificación por telegrama o carta documento, o acta notarial respectivamente) importa la notificación de la parte patrocinada o representada de la resolución transcripta. Vale aclarar que se la considerará notificada de la totalidad de la resolución, aunque en la cédula sólo se haya volcado parcialmente la misma[20].-

Si el procurador tiene como tarea confeccionar las cédulas de notificación, debe tener en cuenta que con su presentación en secretaría, comenzarán a correr los plazos para recurrir o cumplir con las resoluciones que se transcriben en ella, habida cuenta de la notificación que conlleva.-

c. Retiro de copias de traslado del expediente

Tal como se expusiera anteriormente, el retiro de escritos o copias implica la notificación de la resolución que haya conferido traslado de los mismos, y por lo tanto el comienzo del plazo para contestarlo. Por ello es recomendable que el procurador coordine con el letrado el retiro de las copias, para no sorprenderlo con el comienzo del cómputo de tal plazo.-

Asimismo, debe asentarse el retiro de las copias de traslado en la hoja de ruta e incluso en el “expediente testigo”, si es que el mismo existiere, para permitirle al letrado controlar el curso de los plazos.-

d. Retiro del expediente

De acuerdo a lo antes comentado, debe tenerse extrema cautela en retirar el expediente. Si el procurador necesita hacerlo para facilitar su labor, debe intentar no generar ninguna constancia objetiva de dicho retiro, para no habilitar la posibilidad de que se tenga por notificada a su parte de todas las resoluciones pendientes de notificación, o de no ser posible, acordar con el letrado el retiro, para que éste pueda estar consciente de los efectos de la notificación tácita.-

e. Presentación de escritos

La presentación de un escrito no implica la notificación de las resoluciones dictadas anteriormente, dado que de ello no puede presumirse que el presentante haya tomado vista del expediente (de hecho las secretarías deben recibir escritos aunque los expedientes no se encuentren en letra), salvo que del escrito pueda deducirse que la parte ha tenido conocimiento de alguna resolución cuya notificación se encuentre pendiente.-

B. Actividades que desarrolla al procurador fuera del tribunal

A continuación veremos algunas de las actividades más importantes que realiza el procurador en la gestión del expediente judicial, pero cuyo lugar de realización no es el propio tribunal.-

1. Diligenciamiento de oficios y otras comunicaciones. Gestorías

Generalmente es el procurador el encargado de diligenciar las diversas comunicaciones que emite el tribunal. Salvo en el caso de las cédulas y mandamientos que deben diligenciarse en la misma jurisdicción del tribunal, donde el mismo juzgado se encarga de enviarlos a las oficinas correspondientes (oficina de notificaciones y mandamientos) y recibir los documentos luego de diligenciados, el procurador debe encargarse hacer efectivas las diversas comunicaciones ordenadas se cumplan.-

En muchos casos, para estas tareas se cuenta con los servicios de las gestorías, quienes mediante el pago de un arancel se encargan de diligenciar dichos documentos. Cuando no sea así, el procurador deberá encargarse de esta tarea.-

Respecto a los oficios, deberá llevarlos y entregarlos a la repartición o entidad oficiada, consiguiendo de ésta una copia o constancia de recepción con fecha, lo cual será trascendente para establecer el plazo que tendrá la repartición o entidad oficiada para contestar y, vencido el término sin que lo haya efectuado, solicitar dentro de los cinco días la reiteración del oficio a efectos de evitar la caducidad prevista en el art. 402 CPCCN, en caso que se trate de solicitud de informes ofrecidos como prueba en proceso ordinario.-

En el caso de las cédulas, mandamientos y testimonios previstos en la ley 22.172 (art. 6 y 7), es el procurador quien debe retirar del expediente dichos documentos y encargarse de su diligenciamiento, consistente en presentar el documento en la oficina correspondiente ubicada en extraña jurisdicción, aunque de acuerdo con lo previsto en el art. 8 de la ley 22.172[21], sólo podrá presentar el documento en dicha oficina si fuese abogado matriculado en la jurisdicción de la misma. Como en la mayoría de los casos no es así, el procurador deberá encontrarse autorizado en el documento al diligenciamiento del mismo –requisito impuesto por el segundo párrafo del art. 6 de la ley 22.172-, para poder así sustituir la autorización en un abogado que sí se encuentre matriculado en dicha jurisdicción, ya sea del propio estudio, o uno de los abogados –gestores de la gestoría que se contrate para tal diligencia. Esta sustitución de facultades deberá firmarla el procurador, y deberá presentarse en la oficina para que la cédula o mandamiento sea recepcionado y posteriormente diligenciado.-

Debe agregarse que ciertas reparticiones públicas tienen normas internas que regulan la recepción de tales órdenes y comunicaciones, e imponen requisitos como la confección de minutas y/o el pago de aranceles, cuestiones que deberá tener en cuenta el procurador al querer diligenciar los mismos.-

Una vez diligenciados los documentos antes referenciados, deberán adjuntarse al expediente para acreditar tal circunstancia.-

2. Sorteo de causas

Las tareas administrativas relacionadas con el inicio de las actuaciones judiciales también suelen ser tarea del procurador.-

Las diversas cámaras de apelaciones tienen organizado un sistema de asignación de causas aleatorio entre los diferentes juzgados del fuero, conocido como “sorteo automatizado”[22]. De esta forma, el litigante que pretenda iniciar una causa judicial, deberá presentar su escrito inaugural más una serie de requisitos administrativos en la dependencia correspondiente de la cámara de apelaciones[23] que se encargue de la asignación de causas, para que le sea asignado el juzgado que será competente.-

Por lo general, al recibir una causa, la oficina de asignación suele requerir:

a. Escrito de demanda firmado y con cumplimiento de los requisitos de actuación del profesional (bono del colegio de abogados respectivo y constancia de pago de aportes previsionales iniciales).-
b. Presentación de una planilla de incorporación de datos, en donde constarán: nombre y documento de las partes, datos del letrado de la demandante, objeto y monto reclamado, indicación de existencia de medidas cautelares, indicación de la condición de la causa respecto de la tasa de justicia, cumplimiento del trámite de mediación, existencia de conexidad, etc.. También pueden pedirse planillas adicionales, en donde consten otra serie de datos, pero ya con finalidades estadísticas. En la mayoría de los casos, esta planilla debe ser completada por el abogado con carácter de declaración jurada y firmada, aunque algunas cámaras requieren que sea firmada por la parte o representante.-
c. Si quien sortea la causa es el letrado o el procurador, puede requerirse fotocopia de primera y segunda hoja del documento de la parte que promueve la demanda firmada por el profesional actuante.-

En las cámaras nacionales de apelaciones en lo civil y comercial, las oficinas de asignación de causas, al recibir la documentación antes referida –la cual sólo relevan para extraer los datos pertinentes y devuelven en el acto al presentante-, cargan los datos en el sistema informático y así es asignado el juzgado, procediéndose a entregarle al procurador la carátula del expediente[24], con el número de juzgado asignado. En este estado, debe corroborar que los datos de la causa hayan sido volcados correctamente en la carátula, y en tal caso, llevar la demanda y demás documentación con la carátula al juzgado asignado para su presentación.-

En el fuero nacional en lo civil, conforme lo previsto en el art. 47 del Reglamento para la Justicia Nacional en lo Civil, la asignación efectuada de esta forma tiene un plazo de vigencia de cinco (5) días, por lo cual vencido el plazo deberá presentarse nuevamente en la oficina para nueva asignación.-

Oficinas de asignaciones de otros fueros reciben la demanda y documentación original, y son ellos mismos quienes se encargan de remitir al juzgado competente tales documentos, informando al procurador el juzgado asignado.-

C. Actividades que desarrolla en el estudio

Si bien la actividad que desarrolle el procurador en este ámbito dependerá de la forma en que esté organizado el estudio, podemos hacer unas consideraciones generales.-

Principalmente debe volcar la información y tareas relevadas en los lugares o soportes correspondientes. Deberá transcribir los datos obtenidos del expediente en soporte papel o cargarlos en el sistema de gestión informático que utilice el estudio para estar disponibles para la consulta por el responsable del juicio. Sea cual fuere la opción, el traslado de los datos debiera ser lo suficientemente completo y ordenado para permitirle al letrado trabajar munido de toda la información relevante posible. Respecto de las copias de los escritos y documentos presentados en el tribunal, deberá guardarlos en la carpeta correspondiente.-

Por otro lado, debe ser capaz de advertir por sí mismo cuestiones derivadas del conocimiento de la causa y de las alternativas del proceso. Si realizando la procuración toma nota de la existencia de una presentación de la contraparte con un defecto en las firmas, además de simplemente volcar la información, debiera advertir en forma expresa al letrado del tal circunstancia. De tal forma, el procurador deja de ser un mero gestor para convertirse en un asistente del letrado.-

V. Colofón

Si el procurador puede realizar su labor atendiendo las pautas que aquí se sugieren, no sólo logrará erigirse en una pieza vital en el funcionamiento de cualquier estudio jurídico al incrementarse la trascendencia de su aporte, sino también adquirirá una práctica fundamental para el futuro ejercicio independiente de la profesión, en caso que decida transitar por tales caminos.-


(*) Colaborador del Suplemento de Práctica Profesional. Docente del Departamento de Práctica Profesional de la Facultad de Derecho de la Universidad de Buenos Aires (UBA). Jefe de Trabajos Prácticos en las materias Derecho Procesal Civil y Comercial y Derecho Constitucional, Introducción al Derecho y Obligaciones y Contratos, Universidad Argentina de la Empresa (UADE). E-mail: nanzoategui@hotmail.com



[1] Anzoátegui, I. (2008), “Ejercicio de la procuración (representación judicial profesional)”, artículo disponible en www.eldial.com, clave búsqueda DCD4E.
[2] Técnicamente, la pretensión es el reclamo concreto que se efectúa frente al órgano jurisdiccional y frente a otro u otros sujetos, consistente en la resolución de determinado conflicto suscitado entre ambos conceptos. Para mayor detalle ver Palacio, L. E. (2005). “Manual de derecho procesal civil”, Ed. Lexis Nexis, p. 92 y ss.
[3] Se trata de escritos de poca complejidad, en donde no existe necesidad de argumentación jurídica de la petición más allá de la mención, en algunos casos, de la norma procesal aplicable, y que no implican la promoción de un incidente.
[4] “El retiro de copias de traslado de un escrito por la persona autorizada para hacerlo genera la sustitución -no prohibida- de aquél que lo autorizó, produciendo, en consecuencia, la notificación implícita, como si lo hubiera hecho la misma parte, su apoderado o su letrado” (CNCiv, Sala C, “Di Pascuale, Víctor c/ Oliva, Pablo E. y Otra s/ Escrituración”, Sumario de sentencia definitiva de fecha 5-9-1995, disponible en www.eldial.com, clave búsqueda AEE2B)
[5] Art. 66 RJN: “Podrán revisar los expedientes: a) Las partes, sus abogados, apoderados, representantes legales y los peritos designados en juicio. También podrán hacerlo las personas autorizadas debidamente por los abogados y procuradores, y por los representantes de la Nación, de las provincias, de las municipalidades y de las reparticiones autárquicas; b) cualquier abogado, escribano o procurador, aunque no intervenga en juicio, siempre que justifique su calidad de tal cuando no fuera conocida: c) los periodistas, con motivo del fallo definitivo de la causa”
[6] CNCiv., Sala H, "S.E.B. c/ S.J.M.E.", Sentencia del 26/04/91, citado en CFSS, Sala II, “Molinos, Darío Osvaldo c/ A.N.Se.S.”, Sumario de sentencia interlocutoria del 11/05/01, disponible en www.eldial.com, clave búsqueda AC1E6E.
[7] A tal efecto, recomiendo la lectura del libro de Eduardo A. Díaz, “Actuación del abogado en una causa judicial. El ciclo procedimental. Qué hacer frente a las situaciones usuales del procedimiento. Cómo hacerlo.” Hammurabi, Bs.As., 2007, en particular los capítulos I y II.
[8] CNCiv, Sala C, 16/08/2007, “Pirez, Adela Ester y otro c/ Palumbo, Horacio s/ ejecución hipotecaria”, disponible en www.eldial.com, clave búsqueda AA40C7
[9] Una resolución judicial puede tener un acto como válido expresa o tácitamente. Por ejemplo, una resolución judicial que disponga “Por contestada la demanda” implica que el tribunal ha constatado los requisitos de admisibilidad * la contestación. Pero por ejemplo, ante un pedido que requiere sustanciación, la resolución que disponga su traslado, tácitamente considera válida en cuanto a su admisibilidad como acto procesal a la presentación que la provoca.
[10] “Como lo sostiene reiterada jurisprudencia, el litigante a cuya solicitud se dicta una providencia judicial, aunque sea de las enumeradas en el artículo 135 del Código Procesal, queda notificado de ella en la forma que prescribe el artículo 133 del mencionado cuerpo legal -notificación ministerio legis” (CNCiv., Sala A, “Andino, Elsa Nelly c/ Andino, Julián y Otro s/Alimentos”, Resolución del 21/08/2007, disponible en www.eldial.com, clave búsqueda AA410B)
[11] Perjuicio y error son las dos condiciones que deben darse conjuntamente para poder recurrir una resolución judicial. El error la vuelve atacable como acto jurisdiccional, y el perjuicio legitima a quien decide hacerlo.
[12] Pese a ello, la jurisprudencia ha entendido en ciertos casos que si la providencia dictada por secretario u oficial causa gravamen irreparable, es pasible de recurso de apelación en forma directa (CCCFed, Sala I, “Polygram Internacional Music BV c/ Poligacz Emiliano s/ Recurso de Queja”, Sumario de resolución del 19/12/00, disponible en www.eldial.com, clave búsqueda AF2934) o incluso de apelación en subsidio (CCCFed, Sala I, “Ferrocarriles Argentinos c/ De Armas, Héctor Felipe y Otros s/ Recurso de queja”, Causa n° 463/98, Sumario de sentencia del 05/03/98, disponible en www.eldial.com, clave búsqueda AFF57). Asimismo, se ha resuelto que pese a la inapelabilidad que consagra la norma, la resolución del juez que confirme la resolución del secretario u oficial primero es susceptible de apelación si causa gravamen irreparable (CCCFed, Sala 2, “Banco de la Nación Argentina c/ Lipara Martha Branda s/ Proceso de ejecución”, causa n° 6604/99, Sumario de sentencia del 15/06/00, disponible en www.eldial.com, clave de búsqueda AF243E.)
[13] En el anverso de la cédula, luego de transcripta la resolución y de la leyenda “Queda ud. notificado”, figura una fecha que es la de presentación del documento en la secretaría.
[14] CNCom, Sala D, “Banca Nazionale del Lavoro SA c/ Herrera, Alejandro Luís s/ Ejecutivo”, 16/08/2005, disponible en www.eldial.com, clave búsqueda AA2E91.
[15] CNCom, Sala D, “Hydro Agri Argentina S.A. c/ D'Amario Hnos. SA y otro s/ Ejecutivo”, 18/05/2005, disponible en www.eldial.com, clave búsqueda AA2C30
[16] CSJN, “Cantera Timoteo S.A. c/ Mybis Sierra Chica S.A. y otros”, 03/03/2005, disponible en www.eldial.com, clave búsqueda AA2971. En dicho precedente, se tuvo por presentado “en plazo” un escrito con fecha de cargo un minuto posterior al vencimiento del mismo atento las circunstancias de fuerza mayor que rodearon su presentación, consistente en la descompensación cardiaca de quién debía presentar el escrito cerca del vencimiento del plazo.
[17] CNCiv, Sala F, “Taraborrelli, Hugo M. c/ Massalin Particulares S.A.”, 11/11/99, JA Nº 6217, p. 50, sumario disponible en www.eldial.com, clave búsqueda AE1416; CNCAFed, Sala V, “Corigliano de Rivas, Catalina Elena y otros c/ UBA”, 12/7/2000, sumario disponible en www.eldial.com, clave búsqueda AH2F81.
[18] CNCiv, Sala K, “Martínez Graciela y otros c/ La Flavia S.A. s/ Ejec. Hipotecaria”, 28/08/2007, disponible en www.eldial.com, clave búsqueda AA426A.
[19] Hago esta aclaración luego de haber visto algunas prácticas perniciosas por parte de algunos tribunales, consistente en “exhibir” el expediente con los despachos proyectados e impresos, pero sin posibilidad del interesado de verlos, aduciendo que ante tal circunstancia no puede dejarse “nota” dado que el expediente ha sido exhibido. Es claro que en este caso el expediente no se encontraba en letra, sino “a la firma”, aunque físicamente se encontrara en la mesa de entradas y siendo exhibido parcialmente al solicitante.
[20] CNCom, Sala A, 20/7/1972, ED 46-138, citado por Leguizamón, E. H. (2001), “Lecciones de derecho procesal civil”, Ed. Depalma, p. 157.
[21] Art. 8, ley 22.172: “Los oficios, cédulas, mandamientos y testimonios serán presentados para su tramitación por abogados o procuradores matriculados en la jurisdicción donde deba practicarse la medida. Cuando las personas autorizadas para intervenir en el trámite no revistan tal carácter, deberán sustituir la autorización a favor de profesionales matriculados. Salvo limitación expresa, asumen todas las obligaciones y ejercen todos los derechos del mandatario judicial, inclusive el de sustituir la autorización. Están facultados para hacer peticiones tendientes al debido cumplimiento de la medida siempre que no alteren su objeto.”
[22] Art. 45, reglamento para la justicia nacional en lo civil.
[23] En el fuero nacional en lo civil, los arts. 42 y siguientes regulan la adjudicación de expedientes en primera instancia. En el fuero nacional en lo comercial, los arts. 49 y siguientes regulan la misma cuestión.
[24] Según el art. 54 del reglamento para la justicia nacional, en las carátulas deberá constar el nombre de las partes, naturaleza del juicio, el tomo y folio de su registro y el año de iniciación. Asimismo, cuando hubiere más de un litigante por parte, la carátula podrá limitarse al nombre del primero de ellos agregando “y otros”.